1. Загальні положення

1.1. Регламент роботи виконавчих органів Мелітопольської міської ради Запорізької області (далі – Регламент) – нормативний – правовий акт, який визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Мелітопольської міської ради Запорізької області (далі – виконком), управлінь, відділів та інших виконавчих органів Мелітопольської міської ради Запорізької області (далі – виконавчі органи міської ради) та є обов’язковим для виконання.

1.2. Регламент розроблений на основі чинного законодавства України, визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради по реалізації положень Конституції України, законів України “Про місцеве самоврядування в Україні", “Про службу в органах місцевого самоврядування”, інших нормативних актів, механізм здійснення організаційного, матеріально - технічного забезпечення виконавчих органів міської ради, встановлює внутрішній розпорядок роботи виконавчих органів міської ради.

1.3. Затвердження Регламенту здійснюється рішенням виконкому. У випадках прийняття нормативних актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень цього Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконкому повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту.

1.4. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх виконавчих органів міської ради та їх посадових осіб. Невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для позбавлення посадової особи премії, відповідно до Положення про преміювання працівників виконавчих органів міської ради, або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та Кодексу законів про працю.

1.5. Виконком утворюється міською радою на термін її повноважень. Після закінчення повноважень ради, міського голови, її виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.

1.6. Виконком є виконавчим органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади — підконтрольний та підзвітний відповідним органам виконавчої влади.

1.7. До складу виконкому входять за посадою: міський голова, його заступники, секретар міської ради та керуючий справами виконкому. Інші члени виконкому затверджуються радою за пропозицією міського голови з числа керівників виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, інших осіб.

1.8. Очолює та здійснює керівництво виконкомом міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій, повноваження міського голови щодо забезпечення роботи виконкому виконує секретар міської ради або інший член виконкому за розпорядженням міського голови.

1.9. Виконком є юридичною особою, має гербову печатку, реєстраційний та особовий рахунки в органах державного казначейства.

1.10. Діловодство у виконкомі ведеться державною мовою. Неухильним та обов’язковим для всіх є дотримання вимог Інструкції з діловодства у виконавчому комітету Мелітопольської міської ради, управліннях, відділах, секторах та інших виконавчих органах Мелітопольської міської ради.

1.11. Виконком:

1.11.1. Розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” до компетенції виконавчих органів міської ради;
1.11.2. Попередньо розглядає проекти міських програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, міського бюджету, інші проекти рішень, що вносяться на розгляд міської ради;
1.11.3. Координує діяльність виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, заслуховує звіти про роботу їх керівників;
1.11.4. Має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів міської ради, а також їх посадових осіб;
1.11.5. Здійснює інші функції відповідно до розмежування повноважень між виконкомом, міським головою, виконавчими органами міської ради.

1.12. Організаційне забезпечення діяльності виконкому здійснюється відповідно організаційним та загальним відділами виконавчого комітету.

1.13. Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконкому та міському голові. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з неї міським головою.

1.14. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням міської ради.

2. Планування роботи виконкому

2.1. Перспективне й поточне планування роботи виконавчих органів міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення виконавчими органами міської ради реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.

2.2. Робота виконавчих органів міської ради проводиться за перспективними та поточними (квартальними, оперативними) планами роботи.

2.3. Перспективний та квартальні плани роботи виконкому включають основні розділи:

2.3.1. Перелік питань, які виносяться на розгляд виконкому;
2.3.2. Перелік документів органів виконавчої влади вищого рівня, що розглядатимуться в порядку контролю та перевірки виконання;
2.3.3. Перелік рішень виконкому та розпоряджень міського голови, що розглядатимуться в порядку контролю та перевірки;
2.3.4. Перелік нарад та засідань, які будуть проводитись у виконавчому комітеті;
2.3.5. Організаційно-масові заходи.

2.4. До планів роботи виконкому в обов’язковому порядку включаються питання:
- про розгляд проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку міста, міського бюджету та підсумки їх виконання;
- про роботу виконавчих органів міської ради з виконання нормативно-правових актів, рішень виконкому, розпоряджень, доручень міського голови, здійснення їх власних (самоврядних) та делегованих повноважень;
- про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади міста.

2.5. Планування роботи виконкому здійснюється на основі пропозицій міського голови, заступників міського голови, керуючого справами, керівників виконавчих органів міської ради.

Пропозиції до перспективного плану роботи, погоджені із заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, подаються до організаційного відділу: для перспективного плану – не пізніше ніж 25 листопада щорічно; для квартального плану – до 15 числа останнього місяця кварталу.

2.6. Організаційний відділ на підставі поданих пропозицій готує проект рішення про перспективний (квартальний) план роботи виконкому та виносить їх на розгляд виконкому.

2.7. Проект рішення про перспективний (квартальний) план роботи виконкому візується заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, начальником юридичного відділу, завідувачем сектору з питань контролю та провідним спеціалістом-коректором загального відділу. План роботи не пізніше ніж у п’ятиденний строк після його затвердження доводиться до виконавців.

2.8. Контроль за виконанням планів роботи виконкому здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради, організаційний відділ та сектор з питань контролю.

2.9. З метою деталізації плану роботи виконкому та врахування питань, що виникають у ході діяльності виконкому, керуючим справами щотижня затверджується оперативний план роботи виконкому, який готується організаційним відділом.

Для його підготовки керівники виконавчих органів міської ради не пізніше ніж у четвер до 12.00 подають до сектору з питань планування та організаційної роботи організаційного відділу пропозиції до плану на наступний тиждень, де вказуються назва заходу, дата, час і місце його проведення та відповідальні за його організацію.

Відповідальність за своєчасність подання пропозицій до оперативного плану роботи виконкому на тиждень покладається на керівників виконавчих органів міської ради.

2.10. Контроль та відповідальність за виконання планів роботи виконавчих органів міської ради покладається на їх керівників.

2.11. Планування діяльності виконавчих органів міської ради з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється в рамках підготовки та затвердження планів роботи виконкому у порядку, встановленому законами України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, “Про місцеве самоврядування в Україні”.

2.12. Виконавчі органи міської ради, під час планування своєї діяльності, питання, які потребують прийняття регуляторних актів, відокремлюють в окремий план.

3. Порядок підготовки засідань виконкому

3.1. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, заступником міського голови, у третій четвер щомісяця.

3.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який складає загальний відділ та погоджує із міським головою за 3 дні до засідання.

3.3. Погоджений міським головою порядок денний засідання виконкому разом з копіями проектів рішень та довідками до них надає для ознайомлення членам виконкому не пізніше, як за два дні до його засідання.

3.4. На засідання виконкому вноситься, як правило, не більше двох основних запланованих питань. Основні заплановані питання — це питання, які стосуються однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності міста або стосуються значної кількості членів територіальної громади або вимагає для свого розв’язання значних ресурсів. Такі питання готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконкому.

3.5. Матеріали з основного запланованого питання, що вносяться на обговорення засідання виконкому, включають:

3.5.1. Проект рішення з візами погодження;
3.5.2. Додатки до проекту рішення (якщо вони є);
3.5.3. Довідку по суті питання, підписану працівниками, що її готували;
3.5.4. Список осіб, які запрошуються на засідання виконкому;
3.5.5. Перелік виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття.
3.5.6. При розгляді основного запланованого питання доповідачем можуть використовуватися засоби візуалізації (наприклад, фото- , відеоматеріали).

3.6. Додаткові питання на засідання виконкому вносяться у виняткових випадках, які стосуються наступних питань: фінансових, аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування, при наявності у членів виконкому підготовлених документів, з якими вони повинні бути ознайомлені заздалегідь до засідання виконкому. Рішення про включення додаткових питань у порядок денний приймається членами виконкому шляхом голосування.

3.7. Проекти рішень, які вносяться фінансовим управлінням і вимагають оперативного вирішення, з дозволу міського голови, можуть бути внесені на розгляд за один день до його засідання.

3.8. Підготовлені проекти рішень подаються особами, відповідальними за підготовку питання, у 18 примірниках на паперових носіях та в електронному вигляді у загальний відділ за 5 днів до засідання виконкому.

3.9. Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому керуючий справами виконкому доповідає міському голові, який вирішує, буде це питання розглянуте на засіданні виконкому чи ні.

4. Порядок проведення засідань виконкому

4.1. Засідання виконкому веде міський голова, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні ”, один з заступників міського голови за дорученням міського голови. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконкому від загального складу виконкому.

4.2. Засідання виконкому, як правило, проводяться у третій четвер щомісяця. Початок засідань – о 09.00. У випадку необхідності міський голова своїм розпорядженням може скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проектів рішень може здійснюватися в день проведення цього засідання.

4.3. Засідання виконкому проводяться в конференц-залі виконкому.

4.4. На засідання виконкому запрошуються: керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій та установ міста відповідно до внесених на розгляд питань. У засіданні бере участь прокурор міста.

4.5. Інформування про час та місце засідання безпосередньо членів виконкому, прокурора міста та реєстрацію запрошених з основних запланованих та інших питань здійснює загальний відділ, запрошених осіб – керівники виконавчих органів, які готували питання на розгляд.

4.6. Член виконкому зобов’язаний брати участь в його засіданні. Якщо ж такої можливості немає – питання відсутності погоджується з міським головою.

4.7. Головуючий на засіданні виконкому:

4.7.1. Відкриває, закриває та веде засідання;
4.7.2. За пропозицією членів виконкому, вносить зміни до порядку денного засідання виконавчого комітету;
4.7.3. Надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного доповідача;
4.7.4. Забезпечує дотримання цього регламенту всіма присутніми на засіданні;
4.7.5. Вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з врахуванням висловлених пропозицій у ході обговорення.

4.8. Порядок денний затверджується на початку засідання. З основних запланованих питань доповідають на засіданні заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради, а також керівники підприємств, організацій і установ. Із співдоповідями можуть виступати голови постійних депутатських комісій міської ради та інші.

4.9. На засіданні виконкому час для доповіді визначається:

- при розгляді планових питань – до 20 хвилин;
- при розгляді поточних та інших питань – до 10 хвилин;
- для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова – до 5 хвилин;
- для довідок, внесення поправок – до 3 хвилин.

4.10. Після обговорення, заключного слова доповідача і співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування ставляться всі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконкому. Перед кожним голосуванням головуючий на засіданні формулює зміст питання, яке буде ставитися на голосування, і, якщо немає заперечень, пропонує провести голосування щодо нього. Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від складу присутніх членів виконкому на засіданні виконкому.

4.11. Рішення виконкому може прийматись без обговорення, якщо до проекту рішення не надійшли зауваження і на цьому не наполягає жоден член виконавчого комітету.

4.12. У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд міської ради.

4.13. Рішення, прийняті на засіданні виконкому, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом трьох днів після засідання остаточно редагуються і погоджуються відповідними посадовими особами і через загальний відділ подаються на підпис міському голові.

Додатки до рішення підписуються керуючим справами виконкому та візуються керівником виконавчого органу міської ради, який готує проект рішення.

Доручення на засіданнях виконавчого комітету оформляються протокольно загальним відділом, доводяться сектором з питань контролю до відома виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання.

4.14. Прийняті рішення з внесеними змінами та доповненнями в електронному вигляді в 2 денний термін подаються керівниками виконавчих органів міської ради у загальний відділ для створення електронної бази прийнятих рішень виконкому.

4.15. Підписані рішення реєструються в загальному відділі шляхом присвоєння дати та порядкового реєстраційного індексу і розсилаються згідно зі списком розсилки в 5-денний термін. Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. При реєстрації рішень в межах класифікації питань, номери присвоюються через дріб у кожному блоці.

4.16. Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі протягом п’яти років, після чого передаються на постійне зберігання в архівний відділ Мелітопольської міської ради. Відповідальність за збереження оригіналів рішень виконкому покладається на начальника загального відділу.

4.17. Рішення виконкому з питань, які стосуються забезпечення життєдіяльності міста, доводяться до відома жителів міста через засоби масової інформації, а також розміщуються на офіційному веб-сайті міської ради та виконкому в мережі Інтернет.

4.18. Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснюють працівники загального відділу. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні та керуючим справами виконкому не пізніше як через 15 днів після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконкому присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі внесені на голосування питання і пропозиції, результати голосування щодо рішень, підписи головуючого на засіданні та керуючого справами виконкому.

4.19. Оригінали рішень та протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Копії рішень засвідчуються печаткою загального відділу. Протоколи засідань виконкому зберігаються в загальному відділі п'ять років. Після закінчення цього терміну здаються в архівний відділ Мелітопольської міської ради на постійне зберігання. Електронна база нормативних актів виконкому зберігається у загальному відділі.

5. Порядок підготовки рішень виконкому

5.1. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Процес підготовки рішення виконкому включає:

- нормотворчу ініціативу;
- розробку проекту рішення.

Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, члени виконкому.

5.2. Підготовка питань на засідання виконкому здійснюється керівниками виконавчих органів міської ради, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати міської ради, голови постійних комісій міської ради та представники громадських організацій.

5.3. Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу, на якого відповідно до резолюції міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, покладено організацію підготовки проекту рішення.

5.4. Проект рішення виконкому повинен містити:

- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);
- посилання на норми чинного законодавства;
- джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;
- інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;
- всі необхідні візи та погодження;
- текст коментарю (за потребою);
- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
- якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;
- кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;
- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;
- аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами стосовно даного питання і порядок їх вирішення.

5.5. До проекту рішення додаються передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проекті рішення, а також інформація про доповідача та співдоповідачів, список запрошених осіб, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення.

5.6. Якщо проект рішення виконкому готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте рішення, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. Крім того, до нього додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення.

5.7. Проекти рішень готуються за допомогою комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату та включати всі розділи, передбачені для проектів рішень виконкому цим Регламентом.

5.8. Виконавчі органи міської ради, які подають проекти рішень, зобов’язані погоджувати їх з такими  посадовими особами, а саме:

- керівником виконавчого органу, що готує проект рішення;
- керівниками інших виконавчих органів, якщо рішення стосується їх діяльності;
- заступником міського голови, що координує питання;
- начальником юридичного відділу;
- начальником відділу з регуляторної політики управління соціально-економічного розвитку міста (у разі необхідності);
- завідувачем сектора з питань контролю;
- провідним спеціалістом-коректором.

Візи проставляються на титульній стороні останньої сторінки розпорядження, у разі відсутності місця – на зворотній стороні.

Секретар міської ради візує проекти рішень виконкому, які в подальшому виносяться на розгляд сесії міської ради.

Строк перебування проекту рішення виконкому на візуванні у кожної посадової особи (крім юридичного відділу виконкому) не повинен перевищувати 1 день. Проекти рішень з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради, візуються начальником фінансового управління.

5.9. Усі проекти рішень виконкому направляються юридичному відділу виконкому для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству України. Проекти рішень виконкому візуються, а ті з них, які не ґрунтуються на чинному законодавстві, повертаються автору проекту на доопрацювання.

5.10. Після процедури погодження і візування проект рішення виконкому подається на бланку встановленого зразка до загального відділу в паперовому та електронному вигляді разом із списком розсилки для підписання та реєстрації.

5.11. Матеріали на засідання виконкому, підготовлені без віз посадових осіб відповідно до розподілу обов’язків, з порушенням вимог Інструкції з діловодства та встановлених термінів, з помилками стилістичного і граматичного характеру, загальним відділом не приймаються. Про причини порушення встановленого порядку інформується керуючий справами виконкому.

6. Порядок підготовки розпоряджень міського голови

6.1. Відповідно до статті 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

6.2. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

- з основної діяльності;
- щодо особового складу;
- про відпустки та відрядження.

6.3. Проекти розпоряджень міського голови готуються виконавчими органами міської ради відповідно до резолюції міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому. Підготовка розпоряджень з кадрових питань проводиться у встановленому цим Регламентом порядку.

6.4. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови.

Проекти розпоряджень готуються за допомогою персонального комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.

Текст проекту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. В першій частині висловлюються обґрунтовування або підстави прийняття розпорядження, в другій – доручення, завдання, пропозиції, висновки. Деякі проекти розпоряджень можуть мати тільки розпорядчу частину.
У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.

6.5. Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність.

Крім того, до нього додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших нормативних актів органів державної влади до проекту розпорядження додається відповідний нормативний акт.

6.6. У випадку підготовки проектів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя, то раніше прийняте розпорядження з таких же питань знімається з контролю.

6.7. Підготовлені проекти розпоряджень візуються такими посадовими особами:

- керівником виконавчого органу, що готує проект розпорядження;
- керівниками інших виконавчих органів, якщо розпорядження стосується їх діяльності;
- заступником міського голови, що координує питання;
- керуючим справами виконкому;
- начальником юридичного відділу;
- начальником відділу з регуляторної політики управління соціально-економічного розвитку міста(у разі необхідності);
- завідувачем сектора з питань контролю;
- провідним спеціалістом-коректором.

Візи проставляються на титульній стороні останньої сторінки розпорядження, у разі відсутності місця – на зворотній стороні.

6.8. Якщо в проекті розпорядження міського голови порушуються фінансові питання, то він обов’язково візується начальником фінансового управління; майнові питання – начальником управління комунальною власністю; вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю.

6.9. З метою чіткого виконання розпоряджень в їх змісті необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання і відповідальних за контроль.

У випадках, коли розпорядження носить комплексний характер і передбачає спільну роботу декількох відділів, управлінь міської ради, визначається один із виконавчих органів міської ради для координації та узагальнення проведеної роботи.

6.10. Після процедури погодження і візування проект розпорядження подається на бланку встановленого зразка до загального відділу в паперовому та електронному вигляді разом із списком розсилки для підписання та реєстрації.

6.11. Розпорядження підписуються міським головою, а в час його відсутності – першим заступником або особою, на яку покладено обов’язки за розпорядженням міського голови . Додатки підписуються керуючим справами виконавчого комітету та візуються керівником виконавчого органу міської ради, який готує проект розпорядження.

6.12. Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі не підписання проекту розпорядження загальний відділ інформує виконавців про причини та повертає проект на доопрацювання.

Розпорядження з питань основної діяльності, щодо особового складу, про відпустки та відрядження реєструються окремо.

6.13. Підписані розпорядження реєструються загальним відділом. Нумерація розпоряджень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. Датою розпорядження є дата його підписання.

6.14. Оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються в загальному відділі п'ять років. Після закінчення цього терміну здаються в архівний відділ Мелітопольської міської ради на постійне зберігання. Зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу. Копії розпоряджень засвідчуються печаткою загального відділу.

6.15. Не пізніше ніж у триденний строк з дня підписання, загальний відділ передає розпорядження, що потребують контролю, в сектор з питань контролю.

7. Організація контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови

7.1. Організація та стан контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови покладається на керуючого справами виконкому та завідувача сектора з питань контролю.

7.2. Фактичний контроль виконання рішень, розпоряджень здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради відповідно до їх компетенції.

7.3. Відповідальність за виконання рішень, розпоряджень несуть посадові особи, до компетенції яких входить вирішення завдань, що містяться в документах.

7.4. Завідувач сектора з питань контролю після засідання виконкому у триденний термін визначає перелік рішень виконкому для взяття їх на контроль.

7.5. Контролю підлягають рішення виконкому, які висвітлюють: виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, розгляд міських планових питань на засіданнях виконавчого комітету, роботу виконавчих органів міської ради, затвердження планів роботи, заходів та інші рішення виконкому, в яких зазначаються строки виконання.

7.6. Загальний відділ у 5 - денний термін з дати прийняття направляє відповідно завірені копії рішень виконкому з позначкою “контроль” в сектор з питань контролю.

Сектор з питань контролю щомісяця до 5 числа надає інформацію керуючому справами виконкому про стан виконання контрольних документів.

7.7. Контрольні рішення, розпорядження, які направляються за списком розсилки сектором з питань контролю виконавчим органам міської ради, повинні містити в правому куточку документа позначку “контроль”. Цей символ є офіційним підтвердженням для посадових осіб, виконавців документів про поставлення рішення чи розпорядження на контроль.

7.8. У виконавчих органах міської ради посадові особи, відповідальні за ведення діловодства та контролю виконання документів, під час реєстрації вхідних контрольних документів (рішень, розпоряджень) у реєстраційних журналах (книгах) проставляють позначку “контроль”.

7.9. Сектор з питань контролю інформує про стан та хід виконання рішень, розпоряджень, дотримання строків, здійснює загальний контроль за ходом виконання рішень, розпоряджень, веде електронну базу даних.

Особи, які порушили строки виконання рішень, розпоряджень, притягуються до дисциплінарної відповідальності.

7.10. Виконавчі органи міської ради надають письмову інформацію про виконання рішень, розпоряджень в сектор з питань контролю за 3 дні до визначених контрольних строків в документі. Виконавці також надають інформацію про виконання рішень, розпоряджень, в яких не визначені конкретні строки виконання – у тримісячний термін після прийняття рішення.

Інформації та звіти про хід виконання рішень, розпоряджень підписуються особами, на яких покладений контроль за виконанням.

7.11. При неможливості виконати у встановлені строки рішення, розпорядження, особа на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку з письмовим обґрунтуванням.

7.12. При письмовому обґрунтуванні причин перенесення строків виконання рішень та розпоряджень, керуючий справами виконкому погоджує та визначає строк виконання.

7.13. Сектором з питань контролю здійснюється контроль за виконанням протокольних доручень, наданих на засіданнях виконкому. Відповідальність за виконання доручень несуть особи, яким вони надані.

7.14. Сектор з питань контролю здійснює контроль за виконанням доручень, наданих міським головою під час проведення загальноміських та оперативних нарад, за протоколами, наданими організаційним відділом.

7.15. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття рішень, розпоряджень є наявність письмової інформації про їх виконання.

7.16. Зняття з контролю рішень виконкому здійснюється після заслуховування на засіданні виконкому інформації про їх виконання. При прийнятті відповідного рішення виконкому ці рішення знімаються з контролю.

8. Організація роботи з документами органів виконавчої влади та порядок контролю за їх надходженням і виконанням

8.1. Організація роботи з документами органів виконавчої влади у виконкомі забезпечується керуючим справами виконкому та загальним відділом у порядку, визначеному цим Регламентом.

8.2. Нормативні акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств України, обласної ради та обласної державної адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності  особою, яка виконує його обов’язки .

8.3. Документи органів виконавчої влади реєструються загальним відділом і передаються на розгляд міському голові, а в разі його відсутності – виконуючому обов’язки міського голови в день одержання або не пізніше 10.00 наступного дня для забезпечення організації їх виконання.

8.4. Загальний відділ забезпечує доведення документів до виконавців згідно з резолюцією.

8.5. Контроль за виконанням документів по суті питань покладається на заступників міського голови, керуючого справами виконкому. Контроль за термінами виконання – на сектор з питань контролю виконавчого комітету.

8.6. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено їх виконання.

8.7. На виконання нормативних актів органів виконавчої влади можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

8.8. Після виконання документ, завізований заступниками або керуючим справами виконавчого комітету, завідувачем сектору з питань контролю ( у разі наявності контрольних термінів), провідним спеціалістом-коректором, здається начальнику загального відділу для підписання у міського голови.

8.9. Документи органів виконавчої влади знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією голови “До справи” або “Зняти з контролю”.

9. Організація роботи з документами інших організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням

9.1. Усі документи, які надходять міському голові, його заступникам, керуючому справами виконкому, виконавчим органам міської ради, а також вся вихідна документація (надалі – документи) за підписом міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому приймається і реєструється в загальному відділі виконкому, відділі забезпечення роботи міської ради, звернення громадян – у відділі координації роботи структур соціального захисту та по зверненнях громадян.

9.2. Загальний відділ проводить попередній розгляд документів і, відповідно до розподілу обов’язків подає їх заступникам міського голови, керуючому справами виконкому для подальшого розгляду.

9.3. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитись на розгляді довше, але не більше трьох днів. Термінові документи, а також телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

9.4. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюціях, яка повинна містити такі елементи: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

9.5. Після повернення документа з резолюцією міського голови, його заступників та керуючого справами він передається виконавцям загальним відділом.

9.6. На документах, які містять конкретні терміни виконання в правому верхньому кутку першого аркуша ставиться штамп “контроль”.

9.7. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

9.8. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 5 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає міський голова або його заступники.

9.9. Строк виконання документа може бути змінений за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання може бути продовжено за обґрунтованою пропозицію виконавця, яка подається за 3 дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку – за 3 дні до закінчення 30-денного строку від дати його одержання, якщо в процесі виконання з’ясувалось, що виконати документ у встановлений термін неможливо.

9.10. Якщо міський голова, заступники міського голови вважають проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на контрольному листі роблять запис “до справи”, підписуються і зазначають дату, яка є датою зняття документа з контролю.

9.11. Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді. Якщо інформація подається на виконання листа не по суті, або неправильно оформленою, то працівники сектору з питань контролю повертають її виконавцю на доопрацювання.

9.12. Передача документів на розгляд і виконання від одного виконавця до іншого здійснюється лише через загальний відділ під розпис.

10. Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

10.1. Виконком має гербову печатку встановленого зразка, виготовлення якої забезпечується  відділом обліку та звітності у встановленому порядку.

10.2. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою виконкому є міський голова.

10.3. За розпорядженням міського голови, гербова печатка виконкому передається керуючому справами виконкому. На час відсутності керуючого справами виконкому, гербова печатка передається особі, що його заміщає.

10.4. Великою гербовою печаткою виконкому засвідчуються: підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи його заступників та керуючого справами виконкому, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

10.5. Виконком має печатку загального відділу, кутовий та інші штампи, необхідні в роботі з документами.

10.6. Печаткою загального відділу виконкому засвідчуються копії рішень виконкому, розпоряджень міського голови; довідки, а також інші документи.

Штампи використовуються для оформлення, реєстрації документів виконкому. Відповідальність за зберігання і законність користування цими печатками і штампами несуть працівники загального відділу.

10.7. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Зразки печаток та кутових штампів виконавчих органів міської ради погоджуються із керуючим справами виконкому та виготовляються самостійно.

10.8. Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання.

10.9. Виготовлення бланків виконавчого комітету забезпечується загальним відділом за зразками, погодженими із керуючим справами виконавчого комітету.

10.10. Бланки листів виконкому є бланками суворого обліку і звітності. Номер бланка зазначається у нижній частині його зворотньої сторони. Виготовлення бланків виконавчих органів міської ради забезпечуються ними самостійно.

10.11. Копіювання бланків не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації та надсилання не приймаються.

10.12. Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснюється загальним відділом у встановленому порядку. У виконавчих органах міської ради облік, зберігання, видача, контроль за користуванням бланків та знищення погашених бланків здійснюється їх діловодними службами або спеціально визначеними особами.

10.13. Документи, складені на бланках виконавчого комітету, підписуються міським головою, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому.

10.14. Бланки титульних листів виконкому зберігаються у загальному відділі, здійснюється облік і видаються під розписку у спеціальних журналах працівникам, посадовим особам, робота яких безпосередньо пов’язана з друкуванням документів.

11. Порядок підготовки та проведення нарад, семінарів та інших заходів у виконкомі

11.1. Проведення нарад, семінарів та інших заходів у виконкомі:

Наради у міського голови проводяться:

- із секретарем ради, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому – щоденно протягом робочого тижня о 08.30;
- апаратні наради з керівниками структурних підрозділів міської ради та виконавчого комітету – в перший понеділок  місяця о 09.00;
- загальноміські наради з керівниками підприємств, установ, закладів міста, наради з керівниками структурних підрозділів міської ради та виконавчого комітету – третій понеділок о 09.00 в конференц-залі виконкому.

11.2. На нараду виносяться поточні питання роботи виконавчих органів міської ради. З обговорених питань даються доручення міського голови. Контроль за виконанням доручень здійснює сектор з питань контролю.

11.3. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому.

11.4. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, оповіщення учасників проводить виконавчий орган, що відповідає за підготовку заходу.

11.5. Виконавчий орган, що відповідає за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради чи керуючому справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків).

Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється сектор з планування та організаційної роботи організаційного відділу не пізніше, як за тиждень до проведення наради. На основі отриманої інформації складається оперативний тижневий план роботи виконкому.

11.6. Один раз на місяць проводиться апаратне навчання працівників виконавчих органів міської ради. План готується організаційним відділом і затверджується керуючим справами виконкому.

12. Організація роботи робочих органів виконкому

12.1. Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міста, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

12.2. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються заступники міського голови, представники виконавчих органів , а також депутати міської ради, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб'єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.

Персональний склад комісії погоджується з керівниками виконавчих органів міської ради, першим заступником або заступником міського голови, відповідальним, згідно з розподілом обов’язків, за питання, з якого утворюється комісія, керуючим справами виконавчого комітету та подається на розгляд виконкому або затвердження міському голові разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

12.3. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

12.4. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

12.5. Порядок денний засідання робочого органу формується секретарем робочого органу.

З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання. Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

12.6. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

12.7. Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

12.8. Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу. Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконкому або розпорядження міського голови.

12.9. Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу міської ради, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

13. Організація прийому громадян і їх письмових звернень

13.1. Прийом і реєстрація листів, заяв, скарг громадян здійснюється відділом координації роботи структур соціального захисту та по зверненнях громадян виконкому.

13.2 Організація розгляду листів громадян здійснюється згідно з порядком, передбаченим  Законом України « Про звернення громадян».

13.3. Прийом громадян здійснюється міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому, керівниками структурних підрозділів міської ради та виконкому відповідно до затвердженого графіка.

14. Організація роботи з кадрам

14.1. Кадрова робота у виконкомі здійснюється на підставі Конституції України, законів України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування ”, “Про державну службу», Кодексу законів про працю України, постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів та рекомендацій Головдержслужби України, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень обласної та міської рад, розпоряджень міського голови, рішень виконкому та цього Регламенту.

14.2. Структура, загальна чисельність виконавчих органів та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.

14.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно до 25 грудня. У разі необхідності, у межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом року можуть вноситися зміни.

14.4. Прийом та звільнення посадових осіб і службовців структурних підрозділів міської ради та виконкому (за винятком технічного персоналу) здійснюється за розпорядженням міського голови на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством України.

14.5. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців.

Щорічно до 15 квітня посадові особи подають декларацію про доходи.

14.6. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на організаційний відділ і керуючого справами виконкому.

15. Формування справ у діловодстві виконкому, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

15.1. Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчих органів міської ради встановлені Інструкцією з діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою комп'ютерів.

15.2. Конкретний комплекс документів, які створюються у виконавчих органах міської ради, визначається номенклатурою справ – систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

15.3. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Складання номенклатури справ, формування справ у діловодстві виконавчих органів міської ради ведеться самостійно у всіх виконавчих органах міської ради.

Номенклатури справ відділів апарату виконкому після їх розгляду і аналізу зводяться загальним відділом в єдину (зведену) номенклатуру справ виконкому, погоджується експертною комісією архівного відділу міської ради та затверджується міським головою.

Контроль за формуванням справ здійснює загальний відділ та особи, відповідальні за стан діловодства у виконавчих органах міської ради. Методичне керівництво покладається на архівний відділ міської ради.

15.4. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою виконавчих органів міської ради. Збереження справ забезпечується керівниками виконавчих органів міської ради, а також посадовими особами, відповідальними за діловодство.

15.5. На всі завершені діловодством справи постійного терміну зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та належним чином оформлені, складаються описи. Експертну комісію очолює керуючий справами виконкому.

15.6. Для документів постійного зберігання виконавчих органів міської ради встановлюється граничний термін тимчасового зберігання у виконкомі – 5 років. Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до архівного відділу міської ради за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

16. Організація використання робочого часу

16.1. Початок роботи структурних підрозділів міської ради та виконкому о 8.00, закінчення – о 17.00 . У п’ятницю – о 15.45. Обідня перерва – з 12.00 до 12.45.

16.2. За роботу у святкові та вихідні дні працівникам надається згідно з їх заявою інший день відпочинку.

16.3. У кожному структурному підрозділі міської ради та виконкому ведеться щоденний табельний облік робочого часу працівників, який після підписання керівником структурного підрозділу і затвердження керуючим справами виконкому, здається у відділ обліку та звітності до 25 числа кожного місяця.

16.4. Перебування працівників із службових питань у робочий час за межами будівлі повинно бути попередньо погоджено з керівниками відповідних структурних підрозділів міської ради та виконкому та зроблено відповідний запис у книзі внутрішніх відряджень, що знаходиться у секретаря приймальні міського голови, де обов’язково зазначається мета, час відсутності, місце перебування та телефон, за яким можна знайти.

16.5. Відрядження працівників структурних підрозділів міської ради та виконкому здійснюються відповідно до затверджених планів роботи виконавчих органів ради, а також на підставі документів вищих органів державної виконавчої влади.

Посвідчення оформлюються на підставі розпоряджень міського голови.

Авансовий звіт про відрядження затверджує міський голова не пізніше трьох робочих днів від дня повернення працівника з відрядження і в цей же термін звіт подається до відділу обліку та звітності виконкому.

16.6. Щорічно до 1 грудня керівники структурних підрозділів міської ради та виконкому подають до сектору по роботі з кадрами та служби в органах місцевого самоврядування організаційного відділу графіки чергових основних та додаткових відпусток працівників на наступний рік. На цій підставі складається графік відпусток, який узгоджується з профспілковим комітетом та затверджується розпорядженням міського голови.

16.7. Чергування у виконкомі у святкові дні здійснюється цілодобово. Відповідальними черговими призначаються перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники структурних підрозділів міської ради та виконкому. Відповідальними черговими можуть призначатися їх заступники. Графіки чергування підписуються керуючим справами виконкому і затверджуються міським головою.

Керуючий справами виконкому                         В.В. Шиян