Щотижнево проводяться оперативні наради з керівниками підвідомчих закладів культури, на яких розглядаються питання виконання наказів з питань вдосконалення роботи з документами, контролю за своєчасністю надання звітів, статистичних даних, організації виконання планових завдань відділу. 

У лютому поточного року на нараді у завідуючої відділом культури було проаналізовано стан виконавської дисципліни у відділі та винесено попередження щодо особистої відповідальності за порушення термінів виконання документів усіх рівнів влади. 

 З метою об’єктивної оцінки професійної кваліфікації і ділових якостей працівників галузі культури, на основі обґрунтованих критеріїв, виходячи з результатів їх роботи було видано наказ відділу культури від 30.03.2010 № 13 «Про проведення атестації працівників галузі культури» на підставі наказу Міністерства культури і туризму України від 16.07.2007 № 44 «Про затвердження Положення про проведення атестації працівників підприємств, установ, організацій та закладів в галузі культури». За результатами проведеної роботи було зроблено висновок про необхідність упорядкування роботи з ведення ділової документації в закладах культури. Весь обсяг документів було систематизовано, наказами керівників призначено відповідальних осіб за ведення діловодства, здійснення контрольної діяльності. Систематично проводиться підвищення кваліфікації цих працівників, вони беруть участь у тематичних нарадах та семінарах, організованих відділом культури, обласним комітетом профспілок працівників культури, міським центром зайнятості.

 Завідуючою відділом взято під особистий контроль виконання завдань, визначених документами, що надходять до підрозділу та дотримання термінів інформування.

За 5 місяців 2010 року до відділу культури Мелітопольської міської ради надійшло 76 документів, з них 9 з визначеними термінами виконання, які були поставлені на контроль, 8 мають довгостроковий термін виконання. Це: листи Запорізької облдержадміністрації від 30.10.2009 № 07066/08-09 «Про додаткові заходи щодо розвитку природно-заповідної справи в Україні» та від 17.02.2010 № 005252/08-02 «Про заходи щодо виконання Указу Президента «Про заходи, присвячені 150-й річниці від дня смерті Т.Г. Шевченка», наказ управління культури і туризму облдержадміністрації від 24.02.2010 № 061-осн «Про проведення заходів щодо протидії проявам ксенофобії, расової та етнічної дискримінації». Також на контролі знаходяться 38 документів, які надійшли в минулі роки та мають довгостроковий термін виконання. Це: розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 05.08.2008 № 291 «Про затвердження Заходів щодо виконання Державної цільової програми 
 
інформування громадськості з питань європейської інтеграції України на 2008-2011 роки» та від 14.07.2006 № 277 «Про створення акредитаційної комісії з питань видачі дозволів на право здійснення туристичного супроводу фахівцями туристичного супроводу по Запорізькій області та затвердження її складу», накази управління культури і туризму облдержадміністрації від 16.01.2009 № 091/01-42 «Сильна родина – міцна країна», від 16.03.2009 № 01-38/534 «Про стан будівництва та реконструкції об’єктів курортної та туристично-рекреаційної сфери» та від 18.06.2009 № 218-осн «Про проведення у 2009-2015 роках Всеукраїнської молодіжної акції «Пам’ятати. Відродити. Зберегти». Крім того, поставлені на контроль 5 рішень виконкому та розпоряджень міського голови.

Відповідальним за здійснення контрольної діяльності у відділі культури Мелітопольської міської ради наказом від 01.02.2010 № 8 призначено головного спеціаліста відділу культури Мелітопольської міської ради.

Відповідно до наказу головний спеціаліст відділу культури Мелітопольської міської ради Нечай В.В. здійснює реєстрацію документів, заводить контрольні папки на документи з визначеними термінами контролю, здійснює оперативний контроль за їх виконанням та своєчасним інформуванням.

Відповідно до Положення про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у структурних підрозділах Мелітопольської міської ради та виконавчому комітеті, затвердженого розпорядженням міського голови від 18.01.2005 № 27-р, на рішення виконавчого комітету Мелітопольської міської ради та розпорядження міського голови складаються плани з організації їх виконання, на підставі яких і здійснюється робота по виконанню документів.

Проведена відповідна робота щодо посилення виконавської дисципліни дала певні позитивні наслідки. В 2009 році мали місце 4 порушення термінів виконання з об’єктивних причин, то за п’ять місяців поточного року всі документи вищого рівня влади виконані своєчасно.

Підсумовуючи вищевикладене, можна зазначити, що проблемне питання порушення термінів виконання контрольних документів найчастіше відбувалось у зв’язку з великим збільшенням обсягу надходження розпорядчих документів з питань охорони культурної спадщини та розвитку туристичної діяльності. З серпня 2010 року у відділі культури Мелітопольської міської ради планується ввести окрему посаду спеціаліста І категорії з питань охорони культурної спадщини та розвитку туристичної діяльності, що значно збільшить ефективність та продуктивність роботи відділу.