Контрольна діяльність та діловодство у комітеті по фізичній культурі, спорту та туризму Мелітопольської міської ради Запорізької області (далі – міськспорткомітет) організована та здійснюється відповідно до Положення про порядок здійснення контролю і перевірки виконання документів у структурних підрозділах Мелітопольської міської ради та виконавчого комітету, затвердженого розпорядженням міського голови від 02.07.2010 № 264-р, Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Мелітопольської міської ради Запорізької області, управліннях, відділах, секторах та інших виконавчих органах Мелітопольської міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови від 26.04.2010 № 164-р, а також згідно з Регламентом роботи міськспорткомітету, затвердженим наказом від 17.05.2010 № 83.

Контрольну діяльність у міськспорткомітеті забезпечує головний спеціаліст, призначений виконувати цю ділянку роботи згідно з наказом голови міськспорткомітету від 01.02.2005 № 16/1. 

За 8 місяців 2010 року до міськспорткомітету надійшло 158 документів. 37 документів мали визначені терміни виконання і були поставлені на контроль, з них: наказів Міністерства у справах сім`ї, молоді та спорту України -1, наказів управління у справах сім`ї, молоді та спорту Запорізької обласної державної адміністрації – 5, з них контрольних – 3, рішень виконавчого комітету Мелітопольської міської ради – 9, з них 4 документа взяті на контроль, розпоряджень міського голови – 16, з них 7 з встановленими термінами виконання, інших листів надійшло 127, 23 - зі строками виконання. 
Перейшло з попередніх періодів 15 документів, які мають довготривалі терміни виконання, з них: розпоряджень голови Запорізької обласної державної адміністрації -3, рішень виконкому -2, розпоряджень міського голови – 6, листів – 9.

За період з початку 2010 року на контролі знаходилось 52 документи. Станом на 01.09.2010 знято з контролю 35 документів, серед яких: розпоряджень голови Запорізької обласної державної адміністрації - 1, розпоряджень міського голови - 9, рішень виконкому – 3, наказів облспортуправління – 1, інших листів – 21.

З метою своєчасного та якісного виконання документів відповідальним за контрольну діяльність у міськспорткомітеті постійно здійснюється організаційний та технічний контроль за дотриманням термінів виконання. Спеціалістам апарату управління, відповідальним за виконання документів, за 10 днів до підготовки відповіді нагадується перелік контрольних документів, які потрібно виконати в зазначений термін. Посадова особа, на яку покладено відповідальність організації виконання конкретного документа, вживає дієвих заходів щодо повного і своєчасного надання інформації щодо виконання зазначених завдань у документі. 

Систематично проводиться моніторинг виконання контрольних документів. Оформлюються контрольні справи, які містять заходи щодо виконання контрольного документа. 

Щокварталу на оперативних апаратних нарадах проводиться аналіз виконання контрольних документів спеціалістами апарату управління. Постійно нагадується про своєчасну підготовку документів, що мають терміни виконання. Так, у 2010 році на апаратних нарадах розглядались питання контрольної діяльності ( протоколи від 29.03.2010 № 12, від 21.06.2010 № 22, від 16.08.2010 № 29). За підсумками проведеного аналізу та з метою покращення роботи з контролю та виконанню документів видано 3 накази по міськспорткомітету від 22.04.2010 №70/2 «Про забезпечення належного рівня виконавської дисципліни», від 12.05.2010 № 80 «Про діловодство», від 09.08.2010 № 137/1 «Про організацію контрольної діяльності».

За 8 місяців 2010 року всі документи, які мали терміни виконання, були виконані в повному обсязі без порушень контрольних термінів.

Окрім контролю за документами вищих організацій в комітеті організована робота по контролю за розпорядчими документами, виданими в межах повноважень відділу, це власні накази, постанови та рішення прийняті на нарадах та засіданнях колегії міськспорткомітету. 

За 8 місяців 2010 року видано наказів з основної діяльності - 94, з кадрових питань – 152. Поставлено на контроль всього 13 наказів. Знято з контролю станом на 01.09.2010 – 8. Розглянуто всього на засіданнях колегії, нарадах та семінарах з керівниками структурних підрозділів, керівниками фізвиховання навчальних закладів, головами колективів фізкультури та спортивних клубів підприємств і організацій, без урахування апаратних нарад, 76 питань, з них 27 зі строками виконання. Порушені питання взяті під контроль та після виконання зняті з контролю. З метою оперативного контролю заводяться контрольно-реєстраційні картки, в яких відображається хід виконання внутрішніх контрольних документів.

Щоквартально складаються інформаційні довідки та проводиться аналіз виконання внутрішніх документів. Підсумки цієї діяльності розглядаються на нарадах зі спеціалістами апарату управління та на нарадах з керівниками структурних підрозділів. 

У міськспорткомітеті також організована та здійснюється робота із зверненнями громадян, під час якої контролюється вирішення питань та своєчасне надання відповідей заявникам. Станом на 01.09.2010 до міськспорткомітету надійшло 2 письмових звернення та на особистому прийомі звернулось 4 особи. Всі звернення були опрацьовані та вирішені у законодавчо встановлені терміни. 

Зауважень з боку виконавчого комітету, управлінь, відділів та інших виконавчих органів Мелітопольської міської ради, управління у справах сім`ї, молоді та спорту Запорізької обласної державної адміністрації до роботи з питань контрольної діяльності немає.