На виконання рішення виконавчого комітету Мелітопольської міської ради від 24.02.2010 № 32 «Про стан виконавської дисципліни у структурних підрозділах Мелітопольської міської ради та виконавчому комітеті у 2009 році та втрату чинності рішення виконавчого комітету від 26.03.2009 № 65» відділом у справах сім’ї та молоді виконавчого комітету Мелітопольської міської ради Запорізької області протягом 10 місяців 2010 року постійно вживались відповідні заходи по удосконаленню виконавської дисципліни у відділі. 

З метою посилення особистої відповідальності працівників за якість підготовки матеріалів документообігу та на виконання зазначеного рішення начальником відділу щотижнево проводилися внутрішні оперативні наради, на яких розглядалися питання вдосконалення роботи з документами, контролю за своєчасністю надання звітів, статистичних даних, організації виконання планових завдань відділу. 

На виконання зазначеного рішення головний спеціаліст відділу, до функціональних обов’язків якого входить забезпечення систематичного обліку та опрацювання документів з контрольними термінами виконання, щомісячно проводив випереджувальний моніторинг строків підготовки та виконання зазначених документів. Таким чином забезпечувалося попередження порушення термінів подання інформацій, розраховувався строк для підготовки змістовних відповідей.

Для отримання методичної та практичної допомоги з питань ведення службової документації з контрольними термінами виконання постійно проводилася звірка даних щодо виконання документів з головним спеціалістом з питань контролю сектору з планування та організаційної роботи організаційного відділу виконавчого комітету Мелітопольської міської ради. 

Начальник та головний спеціаліст відділу постійно були присутні на апаратних навчаннях у виконавчому комітеті.

Оперативне нагадування про документи різного рівня, терміни виконання яких настають у найближчий час, працівниками відділу було організовано в електронному варіанті у вигляді стікерів на робочому столі персональних комп’ютерів. 

Всього за 10 місяців 2010 року до відділу у справах сім’ї та молоді виконавчого комітету Мелітопольської міської ради надійшло 236 одиниць вхідної документації, з яких 59 документів були поставлені на контроль з визначеними термінами виконання.

Кількість документів з контрольними термінами виконання склали:
- 52 листи кореспондентів різного рівня; 
- 1 розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації; 
- 6 розпоряджень міського голови.

Аналіз отриманої документації свідчить про перевагу листів з разовим терміном виконання; їх кількість – 50. Довгостроковий термін виконання мали 9 документів. 

Виконано та знято з контролю 56 документів. Три документи мають строки виконання, що переходять на наступний рік, а саме:
- Регіональні заходи щодо профілактики тютюнокуріння в Запорізькій області на 2010-2012 роки;
- лист управління у справах сім’ї, молоді та спорту Запорізької обласної державної адміністрації «Про проведення моніторингу видачі посвідчень батьків та дитини з багатодітної сім’ї» (останній термін виконання 30.12.2010);
- розпорядження міського голови «Про проведення ігор студентської ліги міського турніру молодіжної розвиваючої гри «Інтелектуальне казино» у 2010-2011 навчальному році».
Також з минулих років залишаються на довгостроковому контролі 3 листа та 4 розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації. Серед них:
- розпорядження голови ОДА від 09.02.2007 № 48 «Про затвердження заходів з розвитку гендерної рівності в Запорізькій області на період до 2010 року» з терміном виконання до 10.01.2011;
- розпорядження голови ОДА від 26.03.2007 № 111 «Про затвердження заходів щодо підтримки сім’ї в Запорізькій області на період до 2010 року» з терміном виконання до 20.01.2011;
- розпорядження голови ОДА від 14.05.2007 № 175 «Про заходи щодо запобігання та протидії торгівлі людьми в Запорізькій області до 2010 року» з терміном виконання до 08.01.2011; 
- розпорядження голови ОДА від 03.07.2007 № 234 «Про затвердження заходів щодо реалізації Стратегії демографічного розвитку в Запорізькій області до 2015 року» з терміном виконання до 20.01.2016.

Однією з кваліфікаційних вимог, що висуваються перед посадовими особами місцевого самоврядування, є вміння працювати з документами, своєчасно і якісно виконувати поставлені перед ними завдання. Це положення обов’язково розглядається при щорічному оцінюванні діяльності працівників відділу.

За підсумками 2009 року організаційним відділом виконавчого комітету Мелітопольської міської ради було здійснено моніторинг виконавської дисципліни у структурних підрозділах Мелітопольської міської ради та виконавчого комітету, за результатами якого невиконаних документів та виконаних з порушенням термінів по відділу у справах сім’ї та молоді виявлено не було. 

З метою покращення ефективності роботи та відповідно до розпорядження міського голови від 25.08.2010 № 360-р «Про забезпечення належного рівня контрольної діяльності та виконавської дисципліни» виконання завдань, визначених в розпорядчих документах та листах Запорізької облдержадміністрації, розпорядженнях, дорученнях міського голови, рішеннях виконавчого комітету Мелітопольської міської ради Запорізької області, взято під особистий контроль начальника відділу у справах сім’ї та молоді.

Головному спеціалісту відділу у справах сім’ї та молоді, відповідальному за здійснення контрольної діяльності в структурному підрозділі, доручено приділити особливу увагу роботі з документами вищих органів виконавчої влади, їх реєстрації, відслідкуванню термінів надання інформації за документами, що містять контрольні терміни виконання, і за документами без зазначеного терміну. 

У той же час слід відмітити, що в окремих випадках листи не можуть бути виконані без порушення контрольного терміну за об’єктивних причин: стислі терміни для підготовки змістовної відповіді та великий обсяг запитуваної інформації, що залежить від її надання іншими структурами. 

Так, наприклад, лист управління у справах сім’ї, молоді та спорту Запорізької облдержадміністрації від 27.09.2010 № 01-15/1338 «Про надання інформації щодо показників реалізації соціальної політики» надійшов до виконавчого комітету Мелітопольської міської ради 28.09.2010 та містив контрольний строк виконання також 28.09.2010. Відповідь на лист була надана 29.09.2010.

В такому випадку робота по організації контролю за своєчасним інформуванням потребує постійного удосконалення та володіння оновленою інформацією з різних питань. 

У разі невідкладного надання у стислі строки відповіді до Запорізької облдержадміністрації інформація обов’язково дублюється працівниками відділу у справах сім’ї та молоді електронною поштою.

Удосконалення також потребує своєчасне та повне надання відповідей на рішення виконавчого комітету Мелітопольської міської ради та розпорядження міського голови. 

Підсумовуючи вищевикладене, можна зробити висновок, що виконавська дисципліна у відділі у справах сім’ї та молоді виконавчого комітету Мелітопольської міської ради знаходиться на достатньому рівні, але потребує постійного контролю та удосконалення. 

З цією метою необхідно:
- щомісячно аналізувати результати моніторингу контрольної діяльності у відділі та своєчасно вживати заходів щодо запобігання порушень виконавської дисципліни;
- посилити особисту відповідальність за якість підготовки інформацій про стан виконання документів з контрольними термінами і враховувати результати роботи працівників структурного підрозділу при щорічній оцінці посадових осіб місцевого самоврядування.